PERLUNYA
PEMBUKUAN
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan
keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Pembukuan terdiri dari
buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan yang dimiliki oleh kelompok.
Administrasi keuangan dapat berarti
pembukuan keuangan, yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara
kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu).
Setiap organisasi kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik
yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan
administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada
waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai
bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok dapat
digunakan sebagai:
1.
Alat
monitor perkembangan keuangan;
2.
Alat
pengendalian keuangan;
3.
Alat
evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha;
dan
4.
Alat
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Dalam membuat buku-buku kelompok harus lengkap, tertib,
teratur, benar dan bermanfaat, sehingga harus mengikuti prinsip-prinsip:
1.
Sistematis,
buku diisi menurut cara-cara tertentu sesuai dengan jenis bukunya;
2.
Kronologis,
buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya transaksi;
3.
Informatif,
dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan;
4.
Accountable,
buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat
dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
5.
Auditable,
catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.
BENTUK-BENTUK
PEMBUKUAN KEUANGAN KELOMPOK
Beberapa bentuk pembukuan yang dapat
digunakan untuk menjaga keakuratan
catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam
kelompok, antara lain berupa:
1.
Buku
pertemuan adalah buku dasar dan penting
yang berisi tidak hanya proses pertemuan kelompok tapi juga transaksi keuangan
yang terjadi pada hari itu. Hal ini
membantu kelompok untuk mengingat kembali keputusan yang telah diambil dalam
pertemuan sebelumnya, tindakan yang diambil dan perlu ditindaklanjuti. Buku ini sering disebut “buku induk”.
2.
Buku
Administrasi Anggota adalah berisi tentang semua informasi mengenai anggota dan
keluarganya serta catatan pendaftaran.
3.
Buku
Kehadiran merupakan catatan tentang kehadiran anggota. Ini membantu untuk
mencatat absen rutin dan alasan bagi
yang tidak hadir.
4.
Buku
Pas Anggota merupakan catatan tabungan
dan pinjaman setiap anggota. Buku ini
disimpan oleh anggota.
5.
Buku tabungan individu berisi
tabungan harian masing-masing anggota kelompok. Ini membantu kelompok
untuk mengetahui tabungan anggota setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun.
Bahkan jika buku pas anggota hilang, status tabungan dan pinjamannya mungkin dapat di lacak dari buku ini .
6.
Buku pinjaman individu berisi semua informasi
pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah
pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman,
hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya.
7.
Buku
kas memelihara semua catatan tunai dan
transaksi bank dari kelompok.
8.
Buku
kas umum berisi neraca aktivitas secara
kumulatif. Sebagai contoh, dari buku kas
umum, seseorang dapat menceritakan berapa banyak telah dihabiskan untuk
transportasi oleh kelompok, berapa
banyak telah diperoleh dari denda dan lain
sebagainya. Hal ini memberikan informasi posisi keuangan pada setiap aktivitas
kelompok.
9.
Buku
tanda terima menjaga catatan semua penerimaan kelompok, dibuat duplikatnya, dan
yang asli diberikan pada orang yang telah memberikan uang. Hal ini membantu
baik kepada kelompok dan pihak yang membayar, sebagai bukti bahwa uang telah
diterima.
10. Semua pembayaran
dan pengeluaran kelompok diputar menggunakan voucher pembayaran. Voucher ini
ditahan oleh kelompok sebagai bukti
pembayaran. Namun demikian voucher pembayaran hanya merupakan dokumen
pendukung. Pembayarannya sendiri dibuat
dengan nota bon atau pembayaran yang ditandatangani oleh penerima
pembayaran.
11. Catatan permintaan
surat kesanggupan pinjaman diminta dari peminjam sebagai keamanan
pinjaman.
12. Dokumen pendukung,
yang berhubungan dengan berbagai transaksi keuangan dan keputusan-keputusan
yang dibuat oleh kelompok dan semua koresponden harus disimpan dalam dokumen
penyimpanan.
13. Buku kas bank/buku
cek diperlukan untuk mengadakan transaksi bank.
14. Daftar kontribusi lokal menyediakan informasi keuangan yang
dimobilisasi pada tingkat lokal, baik dalam bentuk uang tunai atau sejenisnya
untuk berbagai program.
15. Buku stok berisi
informasi bahan-bahan yang diterima atau diadakan dan neraca, sesuai dengan
nilai bahan.
MEMILIH PENULIS
PEMBUKUAN KEUANGAN
Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan
keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan
penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam
kelompok (anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota
kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2) mudah dijumpai; (3) dapat diterima
oleh semua anggota kelompok, (4) tidak
mengintervensi dinamika kelompok, (5) transparan; dan (6) ahli dalam
menulis pembukuan. Kelompok juga harus
dapat dengan mudah memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu
berhenti.
PEMANTAUAN PENULIS
PEMBUKUAN KELOMPOK
Supaya efektif memantau penulis, beberapa
kiat yang dapat digunakan kelompok adalah sebagai berikut :
1.
Kelompok
harus yakin bahwa penulis tidak pernah
memegang uang.
2.
Anggota
kelompok harus selalu memeriksa catatan-catatan sebelum mereka tanda tangan.
3.
Jika
penulis bukan anggota kelompok, dia tidak boleh ikut campur dalam kegiatan
kelompok.
Kelompok harus dapat
mengontrol/mengendalikan keuangan umum, beberapa hal yang dapat dilakukan oleh
kelompok untuk tetap mengendalikan keuangan umum adalah sebagai berikut:
1.
Siapapun
penulis pembukuan keuangan tidak pernah memegang uang.
2.
Anggota
mengawasi secara normal jumlah total dan komposisi uang kelompok pada setiap
waktu.
3.
Jumlah
total biasanya diumumkan pada pertemuan atau ditulis pada papan.
4.
Anggota
mengawasi catatan tabungan individu mereka dan status kredit dalam kelompok.
5.
Anggota
menyuruh penulis untuk membacakan catatan pertemuan pada hari itu juga sebelum
mereka tanda tangan.
6.
Anggota
kelompok memastikan bahwa buku selalu diperbaharui.
7.
Anggota
memastikan bahwa penulis mempunyai semua perlengkapan penting untuk menulis
buku seperti pensil, pena, penghapus, kertas, lembaran karbon, penjepit,
perekat, stempel karet dan tinta stempel.
8.
Anggota
kelompok memastikan bahwa pemeliharaan dan penyimpanan buku mereka tidak
bercampur dengan buku penulis jika dia anggota kelompok.
AUDIT KEUANGAN
DALAM KELOMPOK
Audit adalah pemeriksaan buku akunting
secara sistematis, oleh orang di luar kelompok (bukan penulis atau anggota
kelompok). Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesalahan dan kelalaian dalam
membuat perhitungan, untuk meralat adanya kesalahan, dan untuk pencegahan
kesalahan di masa mendatang. Audit dibutuhkan baik untuk manfaat kelompok sendiri
dan untuk membangun kredibilitas operasional kelompok kepada dunia luar.
Tujuan dari audit pembukuan keuangan
kelompok antara lain adalah sebagai berikut:
1.
Meningkatkan
akuntabilitas dan transparansi keuangannya.
2.
Menemukan
dan meralat kesalahan dan kelalaian dalam menyusun pembukuan.
3.
Memperkuat
keberadaan sistem akunting dalam kelompok.
4.
Menjelaskan
pendapatan, pengeluaran, kekayaan dan pertanggungjawaban.
5.
Membangun
kepercayaan dalam kelompok sebagai
sebuah lembaga yang mengarah ke berkesinambungan, pengakuan dan
kredibilitas.
6.
Mengambil
keputusan-keputusan anggaran dan pendanaan.
No comments:
Post a Comment